Integrar IA con tu ERP: preguntas clave antes de conectar

Tres niveles de integración, tres niveles de riesgo

Conectar una solución de IA con el ERP puede significar cosas muy distintas. No es lo mismo que la IA consulte el stock para responder a un comercial que que cree pedidos o modifique precios. Antes de hablar de tecnología, decide en qué nivel quieres trabajar, porque de esa decisión dependen los permisos, las validaciones y el esfuerzo de pruebas.

Lo razonable es avanzar de un nivel a otro a medida que se gana confianza. Muchos proyectos obtienen buena parte de su valor en el nivel de propuesta, porque eliminan el trabajo de grabación sin quitar a la persona la decisión final.

• Lectura: la IA consulta datos del ERP (clientes, artículos, stock, pedidos) para responder, resumir o clasificar. No modifica nada.
• Propuesta: la IA prepara una operación, como un borrador de pedido o una asignación de cuenta contable, que una persona revisa y confirma en el ERP.
• Escritura: la IA registra operaciones directamente, con o sin aprobación previa, dentro de límites definidos.

Dibuja el mapa de integración

Antes de pedir presupuesto, describe en una página qué información fluye entre la IA y el ERP. No hace falta notación técnica: basta una lista de los datos que se leen, los que se escriben, en qué dirección viajan y con qué frecuencia. Ese mapa permite al proveedor estimar el trabajo y a tu equipo de sistemas detectar problemas pronto.

Comprueba con quien mantiene el ERP, sea un equipo interno o un integrador externo, qué vías están soportadas. Algunos sistemas antiguos solo permiten exportaciones a fichero; otros tienen interfaces completas, pero con licencias o límites de uso que conviene conocer antes de diseñar nada.

• Qué entidades del ERP intervienen: clientes, artículos, tarifas, pedidos, facturas, asientos.
• Qué campos concretos se necesitan, en lugar de tablas completas.
• Si los datos se consultan en el momento o se copian periódicamente.
• Qué vía técnica ofrece tu ERP: interfaz de programación, conectores, exportaciones programadas o acceso a base de datos.
• Qué entorno de pruebas existe para no ensayar sobre datos reales.

Permisos mínimos y un usuario técnico propio

La IA no debería entrar en el ERP con el usuario de un empleado ni con un perfil de administrador. Crea un usuario técnico específico para la integración, con permisos limitados a las entidades y operaciones que necesita. Si el caso de uso solo lee artículos y stock, ese usuario no debe poder ver nóminas ni modificar tarifas.

Esta separación tiene dos ventajas. Limita el daño si algo falla o si las credenciales se ven comprometidas, y permite distinguir en los registros qué operaciones hizo la integración y cuáles hicieron personas. Guarda las credenciales en un lugar seguro y define quién puede cambiarlas.

Cuando la solución da respuestas a distintos empleados, por ejemplo un asistente que consulta datos de clientes, comprueba también que respeta lo que cada persona puede ver. El usuario técnico tiene un acceso amplio; la respuesta que recibe cada empleado no debería tenerlo.

Separa la propuesta de la ejecución

En el nivel de propuesta, la IA prepara y la persona decide. Diseña bien ese punto de control: la propuesta debe mostrar el dato original junto al interpretado, señalar los campos dudosos y permitir corregir sin rehacer todo. Si revisar cuesta tanto como grabar, el ahorro desaparece.

Cuando pases a escritura, valida los datos en el momento de ejecutar, no solo cuando se generó la propuesta. Entre una cosa y otra puede haber cambiado el stock, el precio o el estado del cliente. Define también límites explícitos: importes máximos, tipos de operación permitidos y situaciones que siempre requieren aprobación.

Por ejemplo, un fabricante de 60 personas con un ERP de gestión recibe cada día pedidos de clientes en PDF por correo. Una primera fase razonable sería que la IA lea el pedido, identifique cliente y artículos con los códigos del ERP y deje un borrador pendiente de confirmación. El equipo de administración revisa los borradores, corrige los que fallan y confirma. Solo cuando los registros muestren una calidad estable se plantearía confirmar automáticamente los pedidos de clientes habituales con artículos estándar, manteniendo la revisión para el resto.

Errores, reintentos y trazabilidad

Las integraciones fallan: se cae una conexión, el ERP está en mantenimiento o llega un documento que no se puede procesar. El diseño debe prever qué ocurre en cada caso. Lo más importante es que un reintento no genere duplicados: si una operación se envía dos veces por un corte de red, el ERP debe registrarla una sola vez. Pregunta al proveedor cómo lo garantiza.

Guarda un registro de cada operación: qué entrada la originó, qué propuso la IA, quién la aprobó, qué se escribió en el ERP y con qué resultado. Ese registro sirve para auditar, para investigar errores y para medir el impacto del proyecto con datos reales en lugar de impresiones.

• Cola de excepciones visible para el equipo, con el motivo de cada rechazo.
• Avisos automáticos cuando la integración deja de funcionar, no solo cuando alguien lo nota.
• Posibilidad de anular operaciones registradas por error.
• Revisión periódica de los registros durante las primeras semanas en producción.

Preguntas para el proveedor antes de firmar

Con el mapa de integración y el nivel elegido, puedes hacer preguntas concretas a cualquier proveedor. Las respuestas te dirán si ha trabajado con sistemas parecidos al tuyo y si ha pensado en la operación diaria, no solo en la puesta en marcha.

El documento del Plan IA360 describe el futuro Bono IA como un instrumento para financiar servicios de empresas tecnológicas europeas que aporten valor propio sobre los modelos fundacionales, como desarrollo, integración o tratamiento de datos, y precisa que no financiará la mera suscripción a licencias. No hay todavía bases ni convocatoria que concreten qué se financiará, pero un trabajo de integración bien definido es lo que diferencia un proyecto de una licencia.

• ¿Qué vía de integración usaréis con nuestro ERP y quién la mantiene si el ERP se actualiza?
• ¿Qué permisos necesita el usuario técnico y por qué?
• ¿Cómo se evitan duplicados y qué pasa si falla la conexión?
• ¿Dónde se procesan y almacenan los datos que salen del ERP?
• ¿Cómo se prueba antes de tocar el entorno real?
• ¿Qué registros quedan de cada operación y quién puede consultarlos?
• ¿Qué ocurre con la integración si en el futuro cambiamos de modelo o de proveedor?